Code de déontologie - Questions et réponses

2. Publicité et Diffusion de l'Information - Janvier 2006

Question 1:
Le courrier électronique constitue-t-il un moyen acceptable d'annoncer des nouveaux produits à un auditoire spécial (centres d'information sur les médicaments, centres antipoisons, etc.), aux termes des paragraphes 2.3.2 et 2.3.3 du Code de Rx&D?

Le libellé du Code semble évident, mais il se peut tout simplement que ce dernier n'ait pas été mis à jour pour tenir compte des nouveaux moyens de communication. Nous croyons que l'esprit du Code serait respecté si nous adoptions la procédure qui suit :

1. Nous avons maintenant une personne-ressource pour chaque organisme de la liste de distribution consacrée à l'auditoire spécial. Auparavant, nombre des organismes qui composent celui-ci ne possédaient qu'une adresse postale générale pour ce genre d'avis.

2. Au cours des deux derniers mois, le fournisseur de listes de distribution a téléphoné à chaque organisme qui figure sur la liste de Rx&D et a obtenu le nom et l'adresse électronique de la personne-ressource appropriée. Il a expressément demandé le nom de la personne qui devrait recevoir de tels avis.

3. Le fournisseur instaurera une deuxième procédure pour les courriels qui seront retournés. En cas de non-livraison d'un message, il effectuera un suivi par télécopieur ou par l'envoi d'un avis par la poste.

4. Nous joindrons une demande de confirmation de lecture à chaque message pour nous assurer qu'il s'est rendu à destination.

5. En outre, chaque courriel comportera un lien sur lequel le destinataire devra cliquer pour confirmer qu'il l'a lu. Il s'agit de l'équivalent de la fonction de demande d'accusé de réception de MS Outlook, qui ne fonctionne pas avec les messages envoyés à l'extérieur d'un réseau.

Réponse:
Il est entendu que la totalité des compagnies membres prendront les mesures internes qui s'imposent pour faire connaître les renseignements sur les produits dans les délais convenus. Tous les moyens de communication écrite (courrier électronique, télécopieur, messageries) sont acceptables et doivent respecter les processus internes de la compagnie concernée. Peu importe la méthode employée, les compagnies membres devraient tenir des registres complets et exacts d'une telle correspondance critique et mettre en place un mécanisme de suivi afin d'assurer la réception de celle-ci.

La méthode que vous suggérez pourrait constituer un bon aide-mémoire interne pour la communication par courrier électronique.